時間與目標管理的鑽石法則

 

文/陳約翰

 

 

十九世紀法國昆蟲學家法布爾(Jean-Henri Casimir Fabre)曾做過一個實驗。巡遊毛蟲(pine processionary)在樹上行進時,頭尾相接排成長長的一列,各個緊隨領頭大哥。法布爾把好幾隻毛蟲沿著圓形大花盆邊緣排好,形成一個無始無終的毛蟲環,並在離花盆六英寸處擺了一些食物,要觀察毛蟲是否會為要覓食而解散隊伍,停止前進。結果是毛蟲沿著盆緣爬行7天7夜,直到餓死、累死,竟不知食物近在咫尺。

 

這個實驗提醒,一個沒有目標的人生,只是盲從隨大流,可能會跟這種毛蟲一樣不思改變,庸庸碌碌虛度了本該是豐盛的生命。

 

▲丹麥存在主義哲學家齊克果曾說:「我真正缺乏的是心裡明白要做甚麼。」

 

丹麥存在主義哲學家齊克果(Søren Aabye Kierkegaard)曾說:「我真正缺乏的是心裡明白要做甚麼。」

 

的確,憑本能而生的毛蟲無法體會齊克果對生命追尋的感慨。然而身為基督徒,我們又該如何活出主耶穌賜給我們的豐盛生命?學習「時間管理」卻不明白「要做甚麼」,仍會奔跑無定向;知道「要做甚麼」,著手「目標管理」,若無法善用時間,也會一事無成。把時間和目標管理放在人生路徑圖上,透過聖經的啟發,以「鑽石法則」做自我檢視,期盼智慧實踐,達到人生目標。

 

▲一個沒有目標的人生,只是盲從隨大流,庸庸碌碌虛度了本該是豐盛的生命。

 

鑽石法則(Diamond Time):

 

D          =          目標與方向:打破時鐘、看見羅盤(Destination and Direction)
A          =          高度:更高的目的,計畫中有神(Altitude)
N          =          引導:掌握順序,拒絕忙碌誘惑(Navigation)
M         =          早晨:善用早晨,向主敞開(Morning)註
T          =          歲時與恆時:有限時間,活出永恆意義(Time)

 

一、目標與方向

 

時間管理大師柯維在《與時間有約》暢銷書(Stephen Covey, First Things First)中說:「你走得多快是一回事,方向才是最重要的。」目標決定方向,方向錯了,永遠到不了目的地。柯維打破「時間管理」就是要「與時間賽跑」的迷思。傳統時間管理的基礎是「時鐘」,他提出「羅盤」的觀念。時鐘是效率的表徵,「羅盤」則是價值與方向之所在。

 

二、更高的目的

 

然而誰才能決定生命的羅盤?人有理性,很難給自己一個超越自我、願意承擔的使命,總是設法在自我完成中找到快樂,充其量只是「被禁錮在自己思想島嶼上的囚犯。」(語出莎士比亞戲劇《暴風雨》中的米蘭達公主)活著就是為著工作、金錢、家庭、人際關係,和一個常常向肉體屈服的「自己」。

 

耶穌說:「你們要先求他的國和他的義,這些東西都要加給你們了」(參考馬太福音6:33)。這是基督徒屬天的高度。

 

當人願意為一個高過本身意願的使命赴湯蹈火時,將承擔比生命「更高的目的」。生命的完成不只是眼前的成功,而生命的結束也非意義的結束。

 

摩西感歎短暫人生只是勞苦愁煩、轉眼成空。他也為世人向神祈求:「求你指教我們怎樣數算自己的日子,好叫我們得著智慧的心。」(詩篇90:12)是啊!縱然人生如此短暫,求神讓我們明白祂對我們一生的計畫。認識了人生計畫的主,並求祂的同在,在永生的盼望中以得知此生結局的心態來生活,就可以在客觀的有限中,活出無限。

 

生命的計畫中有神就不致患得患失,可以知道怎樣處卑賤、豐富、有餘、缺乏。知道神是供應者,各樣美善的恩賜和全備的賞賜都是從上頭來的,在祂並沒有改變,也沒有轉動的影兒。掌握了這個高度,就像每天早上出門,無論陰晴,都確信太陽依舊升起。

 

三、掌握順序

 

「沒有時間」大概是在檢討時間管理時最常有的抱怨。《最後的演講》(The Last Lecture)一書作者鮑許(Randy Pausch)對此當頭棒喝指出:「沒有時間實際上代表沒有設定處事的優先順序。事實上,時間管理就是在我們心理上進行一項設定優先順序改革的工作。」

 

神的話如此說:「你們要謹慎行事,不要像愚昧人,當像智慧人。要愛惜光陰,因為現今的世代邪惡。不要作糊塗人,要明白主的旨意如何。」(以弗所書5:15-17)

 

▲掌握順序是時間管理的要點。

 

(一)要事第一

 

柯維在前述的著作中以事情的「重要性」及「急迫性」強度,區分出四個象限,說明「要事第一」的時間管理原則。耗費最多時間的事以「緊急且重要」、「緊急但不重要」佔多數;但在不經意時,很容易把時間耗費在「不急也不重要」的瑣事上。

 

他強調,與個人或組織成長有關的目標往往屬於「不緊急但重要」的類別,出現在中、長期計畫中。若沒有學會設定優先順序,會慣性地先應付「緊急」的事(不管重不重要),一天或一週下來會發現大部分且主要的時間都花在這裡,剩下的片段根本不足以(或無心)去進行「不緊急但重要」的中長期計畫。

 

「緊急且重要」的事攸關組織的運作或生存,務要及時妥慎處理。個人及組織必須把「不緊急但重要」的革新工作、中長程計畫列在優先項目,以一週為單位,持續推動。如此才能明確地把重要的目標,轉化成行事曆上優先的執行項目。

 

(二)向沒有效率說no

 

在設定優先順序後,我們必須向造成忙碌且無效率、缺乏效能的事情說「不」。雖是小技巧,但如亞里斯多德說:「重複的行為造就了我們。」

 

養成有效率的處理技巧,包括:待辦事用筆記下(或記在手機行事曆中);向非屬權責範圍、且做不到的事說「不」;養成「物有定位、事有定規、人有定責」的紀律;在辦公室裡避免接二連三緊湊的會議;以半小時(或適當)為間隔,調整注意力並處理突發事件。

 

這些習慣倘能持之以恒,就有積沙成塔的驚人效果。目的是要讓找出高質量時間處理重大、困難的事,保持「要事第一」的原則。

 

(三)「忙碌」是否只為躲避重要的事

 

庸碌的人不善設定優先順序,也缺乏專注力。換言之,他們抓不到重點,卻喜歡忙碌的感覺,行事曆上往往只是無關宏旨的瑣事。平庸的主管最常把中、長期規劃擱置一旁,先去做沒那麼重要,但看起來比較急的事。他們很怕不忙,因為不忙會顯示能力不足。

 

聰敏做事(work smart)的人知道把要務擺在第一位,專注於結果,因為忙碌不代表勤奮。不是只表現出忙碌的樣子,或誇耀參加了多少會議、辦了多少活動,反倒忽略會議和活動真正帶來的效益和影響。

 

領袖要能以熱誠帶領團隊,勇敢面對目標,熟知優先順序,而且集中注意力。只有前者,沒有後者,如同一個人知道該做甚麼,卻無法集中資源,導致一事無成。反之光有專注力,卻沒有輕重緩急,做事或有效率,但看不到組織所需要的進步。領導人惟有兩者兼顧,才能帶領團隊奮力一搏。目標越清楚,越能排出正確的優先順序。

 

四、善用早晨

 

(一)善用早晨,預備心

 

古語說一天之計在於晨。被譽為美國最具影響力的屬靈領袖之一的華理克(Rick Warren)牧師,強調早晨在基督徒操練與屬靈上的意義。他建議與神親近的時光要有意義,首先需以合宜的態度開始,其次要選一段特定時間,把一天裡最好的時間給神。他說,對許多人而言,清晨是最佳的時光─神清氣爽且反應最佳。而主耶穌的作法是清早起來禱告,單獨見天父。(參考馬可福音1:35)

 

聖經裡約伯清晨獻祭,大衛在清晨求聽神慈愛之言,都是基督徒親近神的鼓勵。宣教士戴德生曾說,不要先舉行音樂會,之後才去調音;每天以神的話語和禱告開始,以與神的和諧關係為首要。十九世紀末,在英國大學生間興起的大復興,是從「記得要晨更」(remember the morning watch)開始。晨更就是在一日之始,將心思意念調向主耶穌。

 

▲善用早晨,站在寬闊之地。

 

(二)善用早晨,站在寬闊之地

 

基督徒上班族早點出門,早到辦公室,可以避開人潮與車潮,空氣清新,少了匆忙和煩躁;不需要不斷跟人打招呼,不會有電話打擾。以這段時間讀經,靈修,再根據前一天設定的目標及待辦事項直接進入工作,完成一天中必須優先執行的事。無論上班或參加活動,早出門的通常有機會更早到,而晚出發則可能比預期中的更晚抵達,因為前者獨享時間與空間的自由,後者則必須與參加者競爭有限的資源。善用早晨的時間,「讓我們的腳站在寬闊之處。」(參考詩篇31:8)

 

許多經文激勵基督徒在清晨與神相會。「耶和華啊,早晨你必聽我的聲音;早晨我必向你陳明我的心意,並要警醒!」(詩篇5:3)「每早晨,這都是新的;你的信實極其廣大!」(耶利米哀歌3:23)祈願基督徒每早晨享受與神親密溝通,領受新的慈愛及憐憫。

 

五、有限時間

 

(一)從歲時走入恆時


聖經以兩個字來談時間:歲時(Chronos)及恆時(Kiros)。歲時指一般的時間模式,如時鐘上的時間、季節、肉體的生老病死過程等。歲時看時間是一種資源,隨著年歲遞減。若能用更少的時間做更多的事,就會感到快樂。

 

恆時指向上帝永恆的時間,神所創造、滋養、可成長的靈魂,就屬於恆時的領域。如何以恆時的眼界面對生活或工作,並領受之中的喜樂、享受、學習、變化,會改變人對時間的態度,進而改變對時間的安排。

 

在歲時裡看為重要的事,在恆時裡可能有不同的優先次序。同時,因為耶穌基督永不改變,昨日、今日,直到永遠,也讓多變的人生有了安定性。

 

 

(二)認識神的時間表

 

凡事都有定期,天下萬務都有定時,宇宙的創造,萬邦的興滅,都在神的掌管之中。從創世以來,神即介入人的歷史,啟示當走的路,而神也一直按著祂的時間表,成就永恆的旨意。認識神和祂的時間表,接受大至帝國的興衰,小到人們每天的所求所想,神都掌權。神有大能分開紅海,帶領以色列人出埃及,也有溫柔心思顧念野地裡的百合花。因著神的誠信真實,基督徒能確信神的國必來臨,祂永恆的旨意必成就。

 

因此,學習在每一件事上作合神心意的人。仰望祂的大能、主權、恩慈,而且叫愛神的人得益處,便能在主裡順服,更有智慧地使用在世的時間,從而獲得屬靈的益處,帶來永恆的影響。

 

主耶穌是目標與時間管理鑽石法則的最佳典範。祂在世短暫的三年事工,因為認清天父交託的目標,能夠不匆忙,有定向。祂在早晨與天父相會,不讓世事攪擾優先順序。祂按父神的時間表,堅持代贖世人罪債的計畫,毫無畏懼地走上十字架。

 

我們以耶穌基督為標竿,以鑽石法則為紀律,清楚神託付的目標,在有限的歲時裡,倚靠屬神的智慧做好時間和目標管理,榮神益人,成就恆時裡的使命。

 

 

註:此處以N在前,M在後之順序以呼應「掌握順序」在先,「善用早晨」於後的時間管理策略和行文旨趣。

 

 

陳約翰,在美國各大城市工作多年,2008年於芝加哥惠頓華人宣教會受洗。工作期間帶領團隊辦理多次大型活動並進行組織管理改造,相信以愛領導,在主沒有難成的事。

 

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