时间与目标管理的钻石法则

 

文/陈约翰

 

 

十九世纪法国昆蟲学家法布尔(Jean-Henri Casimir Fabre)曾做过一个实验。巡遊毛蟲(pine processionary)在树上行进时,头尾相接排成长长的一列,各个紧随领头大哥。法布尔把好几只毛蟲沿著圆形大花盆边缘排好,形成一个无始无终的毛蟲环,并在离花盆六英寸处摆了一些食物,要观察毛蟲是否会为要觅食而解散队伍,停止前进。结果是毛蟲沿著盆缘爬行7天7夜,直到饿死、累死,竟不知食物近在咫尺。

 

这个实验提醒,一个没有目标的人生,只是盲从随大流,可能会跟这种毛蟲一样不思改变,庸庸碌碌虚度了本该是丰盛的生命。

 

▲丹麦存在主义哲学家齐克果曾说:「我真正缺乏的是心里明白要做什么。」

 

丹麦存在主义哲学家齐克果(Søren Aabye Kierkegaard)曾说:「我真正缺乏的是心里明白要做什么。」

 

的确,凭本能而生的毛蟲无法体会齐克果对生命追寻的感慨。然而身为基督徒,我们又该如何活出主耶稣赐给我们的丰盛生命?学习「时间管理」却不明白「要做甚麽」,仍会奔跑无定向;知道「要做甚麽」,著手「目标管理」,若无法善用时间,也会一事无成。把时间和目标管理放在人生路径图上,透过圣经的启发,以「钻石法则」做自我检视,期盼智慧实践,达到人生目标。

 

▲一个没有目标的人生,只是盲从随大流,庸庸碌碌虚度了本该是丰盛的生命。

 

钻石法则(Diamond Time):

 

D          =          目标与方向:打破时钟、看见罗盘(Destination and Direction)
A          =          高度:更高的目的,计画中有神(Altitude)
N          =          引导:掌握顺序,拒绝忙碌诱惑(Navigation)
M         =          早晨:善用早晨,向主敞开(Morning)註
T          =          岁时与恒时:有限时间,活出永恒意义(Time)

 

一、目标与方向

 

时间管理大师柯维在《与时间有约》畅销书(Stephen Covey, First Things First)中说:「你走得多快是一回事,方向才是最重要的。」目标决定方向,方向错了,永远到不了目的地。柯维打破「时间管理」就是要「与时间赛跑」的迷思。传统时间管理的基础是「时钟」,他提出「罗盘」的观念。时钟是效率的表徵,「罗盘」则是价值与方向之所在。

 

二、更高的目的

 

然而谁才能决定生命的罗盘?人有理性,很难给自己一个超越自我、愿意承担的使命,总是设法在自我完成中找到快乐,充其量只是「被禁锢在自己思想岛屿上的囚犯。」(语出莎士比亚戏剧《暴风雨》中的米兰达公主)活著就是为著工作、金钱、家庭、人际关系,和一个常常向肉体屈服的「自己」。

 

耶稣说:「你们要先求他的国和他的义,这些东西都要加给你们了」(参考马太福音6:33)。这是基督徒属天的高度。

 

当人愿意为一个高过本身意愿的使命赴汤蹈火时,将承担比生命「更高的目的」。生命的完成不只是眼前的成功,而生命的结束也非意义的结束。

 

摩西感歎短暂人生只是劳苦愁烦、转眼成空。他也为世人向神祈求:「求你指教我们怎样数算自己的日子,好叫我们得著智慧的心。」(诗篇90:12)是啊!纵然人生如此短暂,求神让我们明白祂对我们一生的计画。认识了人生计画的主,并求祂的同在,在永生的盼望中以得知此生结局的心态来生活,就可以在客观的有限中,活出无限。

 

生命的计画中有神就不致患得患失,可以知道怎样处卑贱、丰富、有馀、缺乏。知道神是供应者,各样美善的恩赐和全备的赏赐都是从上头来的,在祂并没有改变,也没有转动的影儿。掌握了这个高度,就像每天早上出门,无论阴晴,都确信太阳依旧升起。

 

三、掌握顺序

 

「没有时间」大概是在检讨时间管理时最常有的抱怨。《最后的演讲》(The Last Lecture)一书作者鲍许(Randy Pausch)对此当头棒喝指出:「没有时间实际上代表没有设定处事的优先顺序。事实上,时间管理就是在我们心理上进行一项设定优先顺序改革的工作。」

 

神的话如此说:「你们要谨慎行事,不要像愚昧人,当像智慧人。要爱惜光阴,因为现今的世代邪恶。不要作糊塗人,要明白主的旨意如何。」(以弗所书5:15-17)

 

▲掌握顺序是时间管理的要点。

 

(一)要事第一

 

柯维在前述的著作中以事情的「重要性」及「急迫性」强度,区分出四个象限,说明「要事第一」的时间管理原则。耗费最多时间的事以「紧急且重要」、「紧急但不重要」占多数;但在不经意时,很容易把时间耗费在「不急也不重要」的琐事上。

 

他强调,与个人或组织成长有关的目标往往属于「不紧急但重要」的类别,出现在中、长期计画中。若没有学会设定优先顺序,会惯性地先应付「紧急」的事(不管重不重要),一天或一週下来会发现大部分且主要的时间都花在这里,剩下的片段根本不足以(或无心)去进行「不紧急但重要」的中长期计画。

 

「紧急且重要」的事攸关组织的运作或生存,务要及时妥慎处理。个人及组织必须把「不紧急但重要」的革新工作、中长程计画列在优先项目,以一週为单位,持续推动。如此才能明确地把重要的目标,转化成行事曆上优先的执行项目。

 

(二)向没有效率说no

 

在设定优先顺序后,我们必须向造成忙碌且无效率、缺乏效能的事情说「不」。虽是小技巧,但如亚里斯多德说:「重複的行为造就了我们。」

 

养成有效率的处理技巧,包括:待办事用笔记下(或记在手机行事曆中);向非属权责範围、且做不到的事说「不」;养成「物有定位、事有定规、人有定责」的纪律;在办公室里避免接二连三紧凑的会议;以半小时(或适当)为间隔,调整注意力并处理突发事件。

 

这些习惯倘能持之以恒,就有积沙成塔的惊人效果。目的是要让找出高质量时间处理重大、困难的事,保持「要事第一」的原则。

 

(三)「忙碌」是否只为躲避重要的事

 

庸碌的人不善设定优先顺序,也缺乏专注力。换言之,他们抓不到重点,却喜欢忙碌的感觉,行事曆上往往只是无关宏旨的琐事。平庸的主管最常把中、长期规划搁置一旁,先去做没那麽重要,但看起来比较急的事。他们很怕不忙,因为不忙会显示能力不足。

 

聪敏做事(work smart)的人知道把要务摆在第一位,专注于结果,因为忙碌不代表勤奋。不是只表现出忙碌的样子,或誇耀参加了多少会议、办了多少活动,反倒忽略会议和活动真正带来的效益和影响。

 

领袖要能以热诚带领团队,勇敢面对目标,熟知优先顺序,而且集中注意力。只有前者,没有后者,如同一个人知道该做甚麽,却无法集中资源,导致一事无成。反之光有专注力,却没有轻重缓急,做事或有效率,但看不到组织所需要的进步。领导人惟有两者兼顾,才能带领团队奋力一搏。目标越清楚,越能排出正确的优先顺序。

 

四、善用早晨

 

(一)善用早晨,预备心

 

古语说一天之计在于晨。被誉为美国最具影响力的属灵领袖之一的华理克(Rick Warren)牧师,强调早晨在基督徒操练与属灵上的意义。他建议与神亲近的时光要有意义,首先需以合宜的态度开始,其次要选一段特定时间,把一天里最好的时间给神。他说,对许多人而言,清晨是最佳的时光─神清气爽且反应最佳。而主耶稣的作法是清早起来祷告,单独见天父。(参考马可福音1:35)

 

圣经里约伯清晨献祭,大卫在清晨求听神慈爱之言,都是基督徒亲近神的鼓励。宣教士戴德生曾说,不要先举行音乐会,之后才去调音;每天以神的话语和祷告开始,以与神的和谐关系为首要。十九世纪末,在英国大学生间兴起的大复兴,是从「记得要晨更」(remember the morning watch)开始。晨更就是在一日之始,将心思意念调向主耶稣。

 

▲善用早晨,站在宽阔之地

 

(二)善用早晨,站在宽阔之地

 

基督徒上班族早点出门,早到办公室,可以避开人潮与车潮,空气清新,少了匆忙和烦躁;不需要不断跟人打招呼,不会有电话打扰。以这段时间读经,灵修,再根据前一天设定的目标及待办事项直接进入工作,完成一天中必须优先执行的事。无论上班或参加活动,早出门的通常有机会更早到,而晚出发则可能比预期中的更晚抵达,因为前者独享时间与空间的自由,后者则必须与参加者竞争有限的资源。善用早晨的时间,「让我们的脚站在宽阔之处。」(参考诗篇31:8)

 

许多经文激励基督徒在清晨与神相会。「耶和华啊,早晨你必听我的声音;早晨我必向你陈明我的心意,并要警醒!」(诗篇5:3)「每早晨,这都是新的;你的信实极其广大!」(耶利米哀歌3:23)祈愿基督徒每早晨享受与神亲密沟通,领受新的慈爱及怜悯。

 

五、有限时间

 

(一)从岁时走入恒时

 

圣经以两个字来谈时间:岁时(Chronos)及恒时(Kiros)。岁时指一般的时间模式,如时钟上的时间、季节、肉体的生老病死过程等。岁时看时间是一种资源,随著年岁递减。若能用更少的时间做更多的事,就会感到快乐。

 

恒时指向上帝永恒的时间,神所创造、滋养、可成长的灵魂,就属于恒时的领域。如何以恒时的眼界面对生活或工作,并领受之中的喜乐、享受、学习、变化,会改变人对时间的态度,进而改变对时间的安排。

 

在岁时里看为重要的事,在恒时里可能有不同的优先次序。同时,因为耶稣基督永不改变,昨日、今日,直到永远,也让多变的人生有了安定性。

 

 

(二)认识神的时间表

 

凡事都有定期,天下万务都有定时,宇宙的创造,万邦的兴灭,都在神的掌管之中。从创世以来,神即介入人的历史,启示当走的路,而神也一直按著祂的时间表,成就永恒的旨意。认识神和祂的时间表,接受大至帝国的兴衰,小到人们每天的所求所想,神都掌权。神有大能分开红海,带领以色列人出埃及,也有温柔心思顾念野地里的百合花。因著神的诚信真实,基督徒能确信神的国必来临,祂永恒的旨意必成就。

 

因此,学习在每一件事上作合神心意的人。仰望祂的大能、主权、恩慈,而且叫爱神的人得益处,便能在主里顺服,更有智慧地使用在世的时间,从而获得属灵的益处,带来永恒的影响。

 

主耶稣是目标与时间管理钻石法则的最佳典範。祂在世短暂的三年事工,因为认清天父交託的目标,能够不匆忙,有定向。祂在早晨与天父相会,不让世事搅扰优先顺序。祂按父神的时间表,坚持代赎世人罪债的计画,毫无畏惧地走上十字架。

 

我们以耶稣基督为标竿,以钻石法则为纪律,清楚神託付的目标,在有限的岁时里,倚靠属神的智慧做好时间和目标管理,荣神益人,成就恒时里的使命。

 

 

註:此处以N在前,M在后之顺序以呼应「掌握顺序」在先,「善用早晨」于后的时间管理策略和行文旨趣。

 

 

陈约翰,在美国各大城市工作多年,2008年于芝加哥惠顿华人宣教会受洗。工作期间带领团队办理多次大型活动并进行组织管理改造,相信以爱领导,在主没有难成的事。

 

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