【輕輕鬆鬆談管理系列】

建立組織

 

文、供圖/林元生

 

 

聖經出埃及記十八章21-22節記載說:「並要從百姓中揀選有才能的人,就是敬畏神、誠實無妄、恨不義之財的人,派他們作千夫長、百夫長、五十夫長、十夫長,管理百姓,叫他們隨時審判百姓,大事都要呈到你這裡,小事他們自己可以審判。這樣,你就輕省些,他們也可以同當此任。」


組織是管理四個要素之一,在本刊40期拙文「善用管理四要素」中強調:「組織就是將人分派到適當的位置,使其能力、恩賜發揮最大的效應,以達成目標。組織應盡量做到精簡、紀律(Discipline)嚴明,並且充滿效能。」這期讓我們更多地了解「組織」。


我們從出埃及記十八章21-22節這段經文,來看聖經教導我們如何學習摩西建立組織。

 

一、首先要定義「組織」的功能


在摩西這個例子就是「管理百姓,叫他們隨時審判百姓,大事都要呈到你這裡,小事他們自己可以審判。」這就是一般所謂「組織的職掌」。


另外,一個卓越的組織,除了組織的職掌外,都會訂定異象(vision)、使命(mission)、目標(objective)及策略(strategy)。惟有這樣有異象的組織,才能預見危機而知道避險,預知新的趨勢而發展新的契機。這樣有遠見的組織,知道不重視組織職掌及標準作業程式(SOP),組織一定常常出狀況。但是他們更知道一個組織沒有異象、使命、目標及策略,只注重組織職掌及SOP,就只能維持現狀,隨時可能面對危機而倒閉。


箴言二十九章18節説:「沒有異象,民就放肆。」在過去經營的事業,我們都曾做長、中、短期的目標設定及管理。既使我在十年前接任臺灣基督教芥菜種會(社會福利機構,以下簡稱芥菜種會)董事長時,也鼓勵同工們一起做四十年的長、中、短期的目標設定及管理,包括設定服務業務、人材訓練、財務健全及研發方面的目標。經過全員十年的努力參與下,讓芥菜種會脫胎換骨,既使現在董事長已經換人,但會務發展都是蒸蒸日上,超越過去甚多。所以一個能永續發展及經營的組織必定是有異象、使命、目標及策略的組織。

 

二、組織必須選任有才能的幹部來共同管理


除了神賜福,事情都是人在做,所以能將人分派到適當的位置,使其能力、恩賜發揮最大的效應,以達成目標,其實是組織最重要的事。


聖經教導選擇幹部的條件,重點如下:


1、敬畏神的人。即敬天憫人,而非無法無天者。正如聖本篤所言:「敬畏神的人知道自己是誰,知道自己的有限;而另外一個層面就是因為敬畏神,所以不懼怕人,也就可以很自由的活在人群之中,不會因為將人的肯定放在心中成為汲汲營營的目標,也因為如此,能夠從別人所設的框架之中跳脫出來。」敬畏神的人也必是「忠心有見識」,正如路加福音十二章42節所述主的話:「誰是那忠心有見識的管家,主人派他管理家裡的人,按時分糧給他們呢?」(可參考本刊39期拙作「謙卑,神賜福事業的源頭」。)


2、誠實無妄的人。因為一個誠實敬畏主的人就會順服主管,正如歌羅西書三章22節的教導:「你們作僕人的,要凡事聽從你們肉身的主人,不要只在眼前事奉,像是討人喜歡的,總要存心誠實敬畏主。」


3、恨不義之財的人。正如提多書一章7節之教導:「監督既是神的管家,必須無可指責,不任性,不暴躁,不因酒滋事,不打人,不貪無義之財。」(可參考本刊38期拙作「誠實是最好的政策」。)


所以從上述三點,我們可知聖經與一般世界選才觀點大不相同,就像世界上的口號:「錯誤的決定比貪汙更可怕。」言下之意乃是不容許幹部做錯決定,而就算他們小貪汙,但能把事情做好也沒關係。但我堅持以聖經的原則選才及用人,就嚴格要求不容許貪汙,只要貪汙,不管位階多高,一律開除。但是我們教導部屬應該認真敬業做事,在這樣情況下不小心犯錯,還能追根究底解決問題。我們希望每個「危機」如能妥善處理,都能成為「轉機」,成為組織的祝福。相反,貪汙及賄賂等道德問題則是組織的毒根,如果不禁止或及時處理,是組織內部之敗壞,最後可能像幾日前臺灣中部溪頭森林遊樂區的巨木,外面看是正常,但突然間整個倒下來,甚至壓死遊客。

 

三、組織是一個動態過程


一般來說它涵蓋下列幾點:


1、分工(division of labor)。不同工作:如利未人、祭司、眾首領及百姓。


2、不同層級或部門(different levels or departments)。如千夫長、百夫長、五十夫長、十夫長。


3、授權(delegation)。叫他們隨時審判百姓,大事呈到你這裡,小事他們自己可以審判。


4、權力(authority)。主要是管理百姓。


5、責任(responsibility)。敬畏神、誠實無妄、恨不義之財,並把管理百姓及審判的事做好。


6、溝通協調(communication & coordination)。他們也可以同當此任(出埃及記18:22節末)。溝通協調也就是管理者在日常工作中妥善處理好上級、同級、下級等各種關係,使其減少摩擦,讓各方面都能發揮最大的效能。


因為組織是動態的過程,所以組織可以改變,可以視內外部環境之需要及情況重新編組,也可以視特別任務之需要成立特別的任務小組(task force)。


另外,組織結構、管理幅度、組織中非正式組織的作用、集權或分權也常常是組織要考慮的課題。


所謂組織是動態的,是說它可以改變,我以十年前開始接任芥菜種會董事長為例來說明。我接任時間是在創辦人孫理蓮師母過世(1983年)後二十三年。芥菜種會由孫師母在1952年創立,是臺灣第一個政府立案的社會福利機構。當她在世時的全盛時期,隨時都幫助或安置上萬人;到我接任時該會萎縮到只服務一百多人,而且每個附屬機構都零零落落。為了改變這種情況,我在當時臺灣社會普遍沒有加薪反而平均薪資倒退時,堅持讓芥菜種會同工的薪水有正向的調整,讓同工們覺得在芥菜種會服事是有希望的;而且做得好的人不只薪水提高,年終獎金也會提高。

 

▲孫理蓮宣教士:小婦女,大信心。


但既有加薪,也要求同工能提升工作効能;不但工作要有新目標,並鼓勵同工設立長期目標,也設立關鍵績效指標(key performance index)作為考核的根據。每年評估每個部門及同工的績效,了解有哪些要改善的事項,並制訂了40年的目標方針及每年的年度目標。由於有上述的變革,芥菜種會在過去10年間有很多讓人讚賞之進步。以2010年啟動的一項事工為例,為了突破服務業務,我們推動全臺灣教會認養社區貧童的計畫,成效顯著。這樣的變革及努力,到現在(2016年)已經成功地帶動了約360所教會,協助教會所在地社區的貧童總共約2150人。這就如芥菜種會在為臺灣的360座燈塔加油,讓教會的光能照得更遠更亮。

 

▲芥菜種會董事及一級主管共識營。

 

結論


組織最重要就是將人分派到適當的位置,使其能力、恩賜發揮最大的效能,以達成目標。我擧臺灣的蔡英文總統執政百日為例來說明建立組織之重要。


蔡總統2016年1月16日當選總統後,苦於找不到閣揆的人選,直到3月15日才宣佈林全為準行政院長;而內閣部會首長人選在不同日期分九批宣佈,直到5月17日才大部分就緒。不但如此,大部分國營事業的董事長在5月20日就職典禮前都無法選出。從這個過程中讓大家看到組閣並無事先之規劃,這不但失去如何把政見有效化為目標及策略的機會,而且因為人員分批選出,匆促組成,因此也無法做有効的職前密集訓練及溝通協調。再加上有些閣員未能謹慎發言,因此當一些突發狀況如雄三飛彈誤射、兆豐金控及樂陞公司之弊案等發生時,整個內閣的反應就讓百姓覺得溝通協調很有問題,解決問題的決心及能力很不足。加上出問題單位甚至可能有共犯結構並無斧底抽薪的做法,因此執政百日後的民調直落,林全院長的滿意度甚至經歷死亡交叉而低於不滿意度,這實在是完全執政(立法院及行政院都由民進黨掌控)的一大諷刺。

 

▲芥菜種會同工合照。

 

我提出此例,並不是要論斷蔡英文總統新政府,乃是要用此例來提醒我們每個人,如能在事先妥善規劃,並參照上述聖經原則建立組識,神必定照祂的應許賜福給我們,讓我們能像摩西一樣建立有目標又能解決問題的團隊。另一方面,我也要鼓勵每一位讀者像我們夫婦一樣,每天為所居住的國家及城市的執政掌權者及政府代禱,神必會因為有十個義人的祈禱而賜福給我們的城市及國家(參創世記18:17-33)。阿們!

 

 

作者小檔案

林元生長老,光寶企業集團(Lite-on Group)創辦人之一,曾任總經理及集團副董事長。從企業界退休後,致力協助教會及基督教機構提升管理能力及體制改革。曾擔任臺灣基督教芥菜種會董事長;於五十歲時經歷聖靈及靈命更新,現在致力於協助推動靈命更新的事工。

 

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