神是最大的老闆

——訪陳信言談聘用與辭退

 

採訪╱鄭瓊瑜

 

 

國際真愛家庭協會「家庭與職場事工」負責人陳信言博士,曾任職美國大企業高級主管多年,1999年自行創業。數十年來,隨著職場閱歷愈加豐富,他深深體會「人」是企業最重要的資產,而且每個人都有神所賦予的恩賜與特別的計畫。稱職的主管如同「職場教練」,須具備知人善任的眼光,懂得將「對」的人放在「對」的位置,並協助他們成長;辭退員工時,更必須善用智慧,避免引起仇恨紛爭,幫助員工認識自身的長才與缺點,調整方向,使「被辭退」反而成為他們生命的轉機。


不論正在尋覓工作,或已在公司擔任要職,「要記得常常禱告」,陳信言提醒。他相信神願意在個人、家庭、工作等各層面賜福祂的兒女,但許多職場人士習慣倚靠自己的力量,在世俗的價值觀中掙扎,漸漸忘了抬頭向神支取力量。


從求學時代擔任實習生、正式投入職場,乃至擔任要職、自行創業,陳信言一路走來,不論順境逆境,總不忘「時時禱告」,因為他深知,神才是每個人最大的老闆,將一切事情交託在祂手中,祂必帶領我們走向蒙福之路。

 

問:面試員工時,您會根據哪些因素決定是否雇用對方?求職者應徵工作時,應如何準備、應對,增加被錄用的機會?


答:企業的成長如同人的生命,通常會經歷幼年期、少年期、青年期、壯年期、成熟期等不同階段,對員工能力的需求亦不盡相同。


例如,公司草創伊始,尚屬幼年期,需要員工服從領導者的決策,在這個階段,雇用較資淺、樂意向老闆學習的員工,對公司發展或許較為有利,此時若聘用經驗豐富、習慣在工作上獨當一面的員工,反而可能影響公司的團結與成長。


但如果公司在某些領域投入二、三十年,已進入壯年期或成熟期,便需要這類已累積多年工作經驗、能夠協助公司做出正確決定的高階人才。此時若進用剛出校門的年輕人,不論他多麼優秀、多麼認真,恐怕都難以勝任。


雇主篩選員工時,應先釐清公司正處於什麼階段,需要什麼樣的人才,方能避免用人不當的情況。同樣的,應徵工作時亦應先做研究,了解該公司的發展狀況,以評估自己的能力和該職位是否「門當戶對」。如果長期找不到合適的工作,應先緩下腳步,檢視求職方向是否正確。


求職者在面試時,宜自我推薦三項可貢獻給公司的專長,並準備三個與職位及公司相關的問題,請教負責面試的主管。這些預備不僅可凸顯對工作的重視,還可避免面試過程出現冷場。不過,求職者在面談過程中切忌忘情地發表高論,更不可打斷對方的談話,務要虛心聆聽,發言力求切中要點。


履歷表須精簡清楚,不要超過兩頁。中高齡求職者只可列出最近十年的經歷,以免被雇方推算出年齡,失去面談機會。初步篩選履歷表時,對於經常在兩年內換工作的求職者,往往會引起雇方對他們的穩定性、與同事和諧相處的能力,以及家庭狀況等有所疑慮。因此,除非有不得已的原因必須經常換工作者,在投遞履歷時,最好另附一封信說明。


邀請求職者面談時,雇方宜先告知公司網站,藉此了解對方是否真的在意這份工作,是否願意在面談前,花時間了解公司。


此外,過度謙虛,明明擁有八、九分的能力,在填寫履歷表或面談時卻不敢盡情表現,只呈現出五、六分的實力,往往會痛失許多機會。同樣的,若只有三分實力,卻自我吹捧成十分,也會令雇主在發現真相後,非常反感。


問:在哪些情況下,雇主方可考慮辭退員工?


答:在討論這個主題之前,須先釐清一些基本概念。首先,神在乎人的工作,每個人在職場的經歷都不是偶發事件,而有祂的安排與心意,神才是公司背後真正的老闆。此外,人才是公司最重要的資產。公司人事要精簡,但待遇要優渥,如此方能留住人才,減低人事異動。


掌握這些概念,在決定員工去留時,便較能避免不適當的決定。


是否辭退員工,須秉持以下的四項基本原則─


1.不要讓員工在毫無心理準備的狀態下,突然被辭退:這是解雇員工時最重要的一項原則。


2.切莫因個人的情緒好惡,或一時的衝突而辭退員工:我曾雇用過一名個性與我南轅北轍的員工,兩人對事情的觀點完全不同,工作上常有衝突,非常痛苦,但我仍決定留用該名員工,並且換個角度思考,感謝那位員工與我「互補」,幫助我在決策時作出更全面的考量。


3.當員工呈現出無法糾正或改進的行為模式:例如總是遲到、經常言語失當、或專業能力始終無法提升至需要的水平時,方可請他另謀高就。


幾年前,我經營的公司曾因一位員工在處理報價單時出錯,導致數十萬美元的損失,但我並未因此辭退這名員工。當員工犯下無心之過時,無論造成多少損失,若上司願意原諒他,給他機會,往往能贏得員工的尊敬、感激,加倍努力彌補過犯。


4.當機立斷:如果某位員工繼續留任,無論對他個人或對公司都沒有任何益處,亦可考慮請他另謀高就。

 

 

問:辭退員工應如何進行?如何兼顧情、理、法?


答:考慮可能要辭退某位員工時,可依照以下兩個步驟進行。


1.須有三至六個月的準備階段:開始建立檔案,載明該名員工不適任現職的原因。萬一來日員工控告公司不當解雇,雇主必須能夠提出證明文件,否則在法律訴訟中往往會居於下風。


在準備階段中,主管必須成為教練,和該員工定期進行面談。許多主管往往略過這個階段,便突然辭退員工,對員工造成很大的衝擊與傷害,甚至引發致命的報復行動。進行面談之前,須具體寫下對方的優點與需要改正之處,明確訂出改進期限、應達到的標準,以及如果無法達成會有什麼後果,在結束面談前請員工簽名。即使對方拒絕簽名,這份白紙黑字寫下的文件,仍能保障雙方日後的權益。


2.如果在改進期限內,員工無法達到期望,在正式辭退前,亦須要提早準備:以我自己慣用的模式為例,我會在正式辭退之前三天左右,便將辭職書與支票備妥。在辭職書上載明應付給員工的所有金額如薪水、假期、紅利等,以及辭退原因。辭職書最末,我一定會註明公司已付清一切應付款項,未積欠該員工任何金額,請離職員工簽名。


在美國,常見到員工離職後,控告前公司未付清款項的案例,因此,業主在辭退員工時,一定要依照法令,在員工離職時便將一切細節釐清,避免日後的糾紛。


此外,應於辭退前一晚,註銷員工登入公司電腦的密碼、電郵地址等,以免公司檔案被破壞或取走。我通常會選擇午餐過後,花至少十至十五分鐘處理辭退事項,以便有足夠的時間與即將離開的員工最後的談話。


3.花一些時間,真誠地與員工談話:我深信每個人都有神賦予的恩賜,因此我會真誠、具體地提出被辭退員工三項以上的優點,感謝他對公司的貢獻,接著再依據改進期限的紀錄,說明做出辭退決定的原因,幫助員工了解如果繼續留在不適任的職位,對公司、對個人都不健康,鼓勵他們根據長才尋找合適的工作,最後才和員工一起確認辭職信內容,請員工簽名,並支付最後一張支票。


由於我堅持「真摯誠懇」的原則,而且提出的讚美與缺失都有具體實例,記錄清楚,被辭退的員工十之八九均表示感謝。曾有員工落淚表示,這一生從來沒有人如此了解他。


4.給被解雇者留餘地:那麼,當員工求職的新公司查詢他在舊單位的表現時(check reference),主管應採取什麼態度?


如果被辭退的員工尋找新工作時,請我擔任推薦人,我通常會應允。接到詢問舊日員工工作表現的電話時,我會針對優點說明,避免提及對方不適任舊職的原因,如果新雇主窮追不捨,我通常會以律師交代過不可談論這部分的內容為由,結束通話。


謹慎言詞的原因,除了真心相信每位離開的員工都有未發揮的長才,也是為了避免被求職不成的前員工控告,惹上法律糾紛。


5.好聚好散,審慎收尾:完成解聘手續後,除非員工經手的工作事關機密,不得不在完成辭職程序後便請他離去,否則我通常會給予對方一至兩個小時調整心情、整理物品,或與同事話別。如果員工持有公司鑰匙,亦應在這時取回。我曾基於信任,沒有要求一名員工立即交出鑰匙,不料對方卻趁機返回公司影印機密文件,造成公司的困擾與損失。

 

 

受訪者小檔案

陳信言博士於1983年自臺灣赴美留學,學成進入職場擔任工程師,曾任一家規模頗大的美國汽車零件企業副總裁。1999年遷居南加州,開始自行創業。與妻楊文菊育有一雙兒女。自2013年1月起擔任國際真愛家庭協會「家庭與職場事工」負責人。

 

記者小檔案

鄭瓊瑜,來自臺灣,與先生、兒子定居北加州,享受簡單、平凡的家居生活。平日喜愛閱讀、旅行、露營。

 

KRC消息

 

  • 蘇文安老師談KRC文化實務營與其它營會有何不同:
  •  

神國雜誌歷年刊物

神國雜誌欄目分類